Wie schreibe ich ein Drehbuch für eine Veranstaltung?

Was ist ein Drehbuch?

Beginnen wir mit der Erklärung, was ein Drehbuch ist. Ein Drehbuch ist ein schriftliches Szenario geplanter Aktivitäten, das als Handbuch für eine Veranstaltung dient. Es beschreibt detailliert und Schritt für Schritt, wer was tun muss, damit die Veranstaltung reibungslos abläuft.

Warum ist ein Drehbuch unverzichtbar?

Durch ein Drehbuch wird schnell klar, wo etwas schief gehen kann und wo sich eventuell neuralgische Punkte im Laufe der Veranstaltung befinden könnten. Mögliche Konflikte wie überlappende Sitzungen oder zu wenig Zeit für einen Wechsel von einem Raum in einen anderen werden rechtzeitig sichtbar.

Darüber hinaus stellt ein Drehbuch sicher, dass die Beteiligten wissen, was und wann vor, während oder nach der Veranstaltung von ihnen erwartet wird. Auf diese Weise ist der richtige Mann oder die richtige Frau immer am richtigen Ort.

Wie schreibe ich mein Drehbuch für die Veranstaltung?

Ein Drehbuch zeigt die Ereignisse der Veranstaltung in chronologischer Reihenfolge an. Verwenden Sie das Programm der Veranstaltung als Raster für das Drehbuch. Legen Sie dann das Timing der anderen Interessengruppen um dieses Programm herum fest. Berücksichtigen Sie Lieferanten, Catering, Mitarbeiter etc. so weit wie möglich, so dass Sie auf jeden Fall alle Beteiligten in die Planung einbeziehen.

Benennen Sie auch eine Kontaktperson oder eine verantwortliche Person. Betroffene Personen können sich mit ihren Fragen oder möglichen Problemen an diese Person wenden. So behalten Sie auch einen guten Überblick über die Organisation. Die Kontaktdaten der bestellten Personen sind daher von entscheidender Bedeutung. Vergewissern Sie sich, dass sie eindeutig im Drehbuch angegeben sind.

Wenn es sich um eine große Veranstaltung handelt, kann es nützlich sein, für jeden Teil unterschiedliche Manager zu benennen. Denken Sie an Themen wie Catering, Lieferanten, Empfang der Gäste, Referenten usw. In jedem dieser Bereiche gibt es spezifische Bedürfnisse, die möglicherweise jeweils besser von einem separaten Manager behandelt werden.

Kommunikation ist das Wichtigste. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten den Inhalt des Drehbuchs gut kennen. Nur dann können Sie sicher sein, dass jeder seine Rolle perfekt spielt und die Veranstaltung reibungslos verläuft. Kommunizieren Sie ausreichend im Voraus, damit Sie auch in einer endgültigen Version des Drehbuchs noch Rückmeldungen verarbeiten können. Und schließlich: Versorgen Sie die wichtigsten Mitarbeiter mit einer Papierversion, damit Sie während der Veranstaltung das Drehbuch einsehen können.

Brauchen Sie ein Beispiel für ein Drehbuch für eine Veranstaltung? Meeting in Brugge stellt Ihnen ein Muster eines Drehbuchs zur Verfügung: downloaden Sie es hier.

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